ইমেইলের কলকাঠি ।

ইমেইল লেখার সময় কিছু বিষয় লক্ষ করা খুবই জরুরী।বেশির ব্যাগ ক্ষেত্রে ইমেইল আমরা

 অফিসিয়াল তথ্য আদান প্রদানের মাধ্যম হিসাবে ব্যবহার  করি । তাই একটি চমৎকার

 ইমেইল লেখার জন্য নিচের বিষয়গুলো লক্ষ রাখলে আমরা হয়ে উঠবো ইমেইল এক্সপার্ট। 

বিষয় (Subject)

# মেইলের বিষয় অবশ্যই সংক্ষিপ্ত এবং স্পষ্ট হতে হবে।

# বিষয়টি পড়ে যেন প্রাপক বুঝতে পারেন মেইলটি কী সম্পর্কে যেমন: "আগামীকালের মিটিংয়ের সময়সূচি", "ছুটির আবেদন", "প্রজেক্ট রিপোর্টের আপডেট"

 

সম্ভাষণ (Salutation)

# আনুষ্ঠানিক সম্ভাষণ ব্যবহার করুন। যেমন: "শ্রদ্ধেয় [নাম]", "জনাব [নাম]", "মহোদয়/মহোদয়া"।

# যদি প্রাপকের নাম না জানা থাকে, তবে "সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষ" বা "বিভাগীয় প্রধান" ব্যবহার করতে পারেন।

 

মূল বক্তব্য (Body)

# বক্তব্য সংক্ষিপ্ত, স্পষ্ট এবং সরাসরি হতে হবে।

# অপ্রয়োজনীয় কথা পরিহার করুন।

# প্যারাগ্রাফ ছোট রাখুন এবং বুলেট বা নম্বর ব্যবহার করে তথ্য সাজান।

# প্রয়োজনীয় তথ্য ও তারিখ উল্লেখ করুন# ব্যাকরণ ও বানান যেন নির্ভুল থাকে।

# অফিসিয়াল ভাষা ব্যবহার করুন, কোনো স্ল্যাং বা আঞ্চলিক ভাষা ব্যবহার করা উচিত নয়।

# যদি কোনো ফাইল সংযুক্ত (attach) করেন, তাহলে মেইলের মূল অংশে তার উল্লেখ করুন।

 

সমাপ্তি (Closing)

# আনুষ্ঠানিক সমাপ্তি ব্যবহার করুন। যেমন: "ধন্যবাদান্তে", "বিনীত", "শুভেচ্ছান্তে"।

# আপনার নাম, পদবি এবং যোগাযোগের তথ্য (যেমন: ফোন নম্বর, এক্সটেনশন) উল্লেখ করুন।

 

স্বাক্ষর (Signature)

# আপনার অফিসের স্ট্যান্ডার্ড স্বাক্ষর ব্যবহার করুন।

# স্বাক্ষরে আপনার নাম, পদবি, বিভাগ এবং অফিসের যোগাযোগের তথ্য থাকা উচিত।

 

সিসি/বিসিসি (CC/BCC)

# প্রয়োজনীয় ব্যক্তিদের সিসি (CC) করুন, যাদের মেইলের তথ্য জানা প্রয়োজন ।

# যদি অনেক প্রাপককে মেইল পাঠাতে হয় এবং তাদের ইমেইল ঠিকানা গোপন রাখতে চান, তবে বিসিসি (BCC) ব্যবহার করুন।

 

 

 সংযুক্তি (Attachment)

# প্রয়োজনীয় ফাইল সংযুক্ত করুন# ফাইলের নাম স্পষ্ট এবং প্রাসঙ্গিক রাখুন।

# ফাইলের ফরম্যাট যেন প্রাপকের জন্য সহজে খোলা যায়, তা নিশ্চিত করুন।

 

সময় ( Timing)

# অফিসিয়াল মেইল সাধারণত অফিস চলাকালীন সময়ে পাঠানো উচিত।

# জরুরি মেইল হলে অন্য সময়ও পাঠানো যেতে পারে।

 

প্রুফরিডিং (Proofreading)

# মেইল পাঠানোর আগে ভালো করে পড়ে নিন।

# বানান ও ব্যাকরণ ভুল থাকলে সংশোধন করুন।

# মেইলের টোন যেন পেশাদার হয়, সেদিকে খেয়াল রাখুন ।

# এই নিয়মগুলো মেনে চললে আপনার অফিসিয়াল মেইলটি পেশাদার এবং কার্যকরী হবে।